長野県のニュース

県、公文書を一元管理へ 19年度に条例案

 県は22日、職員が作成する公文書の管理について、職場で共有して使う公文書と、「私的なメモ」を分け、公文書の適正管理を徹底する方針を明らかにした。公文書は個人管理とせず、基本的に電子化して一元管理する。公文書管理条例(仮称)の2020年4月の施行を目指し、19年度に条例案をまとめ、規則やガイドラインなどのルール作りを進める。

 担当の県情報公開・法務課は22日に県庁で開いた部局長会議で、「公文書管理の見直しの基本的方向性」を説明した。これによると、新しい電子文書管理システムを構築し、原則としてシステムで文書を作成。文書は、事案の内容、論点、考え方、根拠となるデータなどが1枚紙で分かる「概要ペーパー」を付け、添付資料も厳選する。

 作成した文書はシステムで集中管理。ペーパーレス化や、職員が自宅などで働く「テレワーク」も進め、働き方改革にもつなげる。

 文書の保存期間は、11年以上の期間を設定する「永年区分」を廃止し、短期の「1年未満」や「1年」、標準的な「5年」、重要度が高い「10年」「30年」の5区分。これを過ぎた時に廃棄するか、「文書館」機能を有する県立歴史館(千曲市)に移管するかどうかを文書作成時に設定する。

 移管文書が増えることを想定し、歴史館の機能も強化。文書管理の専門職員(アーキビスト)を養成し、配置する。

 阿部守一知事は、3選した昨年8月の知事選の公約で条例制定を掲げた。総務省のまとめによると、公文書管理条例を17年10月時点で定めていたのは5都県。

(3月23日)

長野県のニュース(3月23日)